Esta guía explica los dos modelos sin jerga financiera: cómo funciona cada uno, a quién castiga y a quién premia, qué pasa con un equipo real de 8 personas, y cuándo pagar por asiento sí tiene sentido.
Por asiento: pagas por personas, no por trabajo
El modelo por asiento es simple de enunciar: cada persona con acceso a la herramienta cuesta una tarifa fija al mes, la use todos los días o no la abra nunca. La simplicidad es su única virtud. En la práctica tiene tres efectos que pocas veces se dicen en voz alta.
- Castiga el crecimiento: contratas 3 personas y tu factura sube automáticamente, aunque el trabajo gestionado sea el mismo. Crecer el equipo se convierte en una decisión de presupuesto de software.
- Castiga a los usuarios ocasionales: el contador que entra 2 veces al mes a revisar un estado cuesta exactamente lo mismo que el project manager que vive en la herramienta. Muchos equipos terminan compartiendo cuentas o dejando gente fuera para ahorrar.
- En la era de IA suele venir con doble cobro: el asiento por un lado y los créditos de IA por otro. Pagas por estar y además pagas por usar la parte que de verdad te ahorra tiempo.
Por uso: pagas lo que la IA realmente ejecuta
El modelo por uso (pay as you go) invierte la lógica: no pagas por cuántas personas entran, sino por cuánto trabajo hace la IA. Ese trabajo se mide en tokens — un token es, a grandes rasgos, un pedacito de texto (una palabra corta o parte de una) que la IA lee o escribe al procesar tu pedido. Si le pides a la IA que arme un cronograma, redacte un resumen o haga seguimiento de tareas, consume tokens; si un mes nadie usa la IA, ese mes casi no pagas.
La consecuencia más importante: invitar gente es gratis. Tu contador, tu cliente, el diseñador freelance que colabora un mes — todos pueden entrar, ver el tablero y comentar sin sumar un peso a la factura. El costo sigue al valor: pagas cuando la IA trabaja, no cuando alguien mira. Así funciona Doku: plan gratis sin tarjeta para empezar, y en el plan de pago la IA se factura por token, sin costo por asiento.
El patrón que se está quedando viejo
Mira el pricing de las herramientas de gestión con IA más publicitadas — Motion es el ejemplo clásico — y verás repetirse un patrón: un asiento caro por persona por mes, créditos de IA que se cobran aparte cuando quieres usar las funciones inteligentes, y un trial que exige tarjeta de crédito antes de dejarte probar. Cada pieza del patrón empuja en la misma dirección: comprometerte antes de saber si la herramienta te sirve, y pagar por capacidad instalada en vez de por trabajo hecho. No es que sea un engaño — es el modelo heredado del software por suscripción de hace una década, aplicado a un producto donde el costo real ya no depende del número de personas sino del uso de la IA.
Un equipo de 8 donde 3 usan la herramienta a diario
Ponle números de personas (no de dinero) a un caso típico: una empresa de 8 donde el PM, la coordinadora y el líder de operaciones viven en la herramienta, dos personas entran un par de veces por semana, y las otras tres — contabilidad, un socio, un externo — se asoman un par de veces al mes.
Con precio por asiento
Pagas 8 asientos completos, aunque 5 personas la usen poco o casi nada. La alternativa es dar acceso solo a 3 y dejar al resto pidiendo capturas de pantalla por chat — que es exactamente el problema que la herramienta debía resolver.
Con precio por uso
Las 8 personas entran gratis. Pagas por los tokens que consumen los 3 usuarios intensivos cuando la IA arma planes, resume avances o hace seguimiento. Los 5 ocasionales ven todo, comentan y no cuestan nada.
Cuando contratas 3 personas más
Por asiento: la factura sube en automático, usen o no la herramienta. Por uso: la factura solo se mueve si esas personas le piden trabajo a la IA. Crecer el equipo deja de ser una decisión de software.
Cuando llega un mes tranquilo
Por asiento: pagas lo mismo que en el mes más intenso del año. Por uso: el consumo baja solo, porque la IA trabajó menos. La factura respira con tu negocio.
Cuándo pagar por asiento sí tiene sentido
Seamos honestos: el modelo por asiento no es malo en sí — es malo cuando el uso es desigual. Si todas las personas de tu equipo usan la herramienta intensivamente todos los días (piensa en un equipo de soporte dentro de su helpdesk, o un equipo de ventas dentro de su CRM), la tarifa plana por persona te da un costo predecible y probablemente compita bien contra pagar cada acción. El problema es que la gestión de proyectos casi nunca es así: en la mayoría de los equipos hay 2 o 3 personas que la usan a diario y un anillo de colaboradores ocasionales. Ahí el asiento cobra de más, todos los meses.
Transparencia del token: qué encarece tu consumo y cómo verlo
El miedo razonable del pago por uso es la sorpresa a fin de mes. La respuesta es transparencia, y conviene saber qué mueve el consumo:
- Pedidos largos y con mucho contexto consumen más que pedidos cortos: pedirle a la IA que resuma un proyecto de seis meses cuesta más tokens que pedirle que cree una tarea.
- Las funciones automáticas (recordatorios inteligentes, seguimiento, resúmenes periódicos) consumen poco por evento, pero suman si las activas en muchos proyectos a la vez.
- Crear, mover y completar tareas a mano no consume IA: solo pagas cuando la IA lee o escribe por ti.
- En Doku puedes ver tu gasto acumulado del período en cualquier momento, así que la factura nunca es una caja negra; y en Enterprise existe una bóveda prepagada de tokens para fijar el presupuesto por adelantado con usuarios ilimitados.
Prueba el pago por uso sin tarjeta
Empieza gratis con tareas ilimitadas y el asistente de IA básico. Cuando quieras más IA, pagas solo los tokens que consume — invitar a tu equipo no cuesta nada, sea de 3 personas o de 30.
Empezar gratis con DokuPreguntas frecuentes
¿Qué es un token en el pricing de IA?
Un token es la unidad mínima de texto que un modelo de IA lee o escribe: aproximadamente una palabra corta o un fragmento de una palabra larga. Cuando le pides algo a la IA, tu pedido y la respuesta se miden en tokens, y el pago por uso factura exactamente esa cantidad. Es el equivalente al kilowatt-hora de la electricidad: una medida estándar del trabajo realizado.
¿Cómo sé cuánto voy a gastar con pago por uso?
Empiezas gratis y observas tu consumo real durante las primeras semanas: la mayoría de las herramientas serias, Doku incluida, muestran el gasto acumulado del período en todo momento. Con dos o tres semanas de uso normal ya tienes una proyección mensual realista, basada en tu equipo y no en una estimación del vendedor.
¿Qué pasa si me paso de mi presupuesto?
Con pago por uso el gasto es visible en tiempo real, así que la subida se detecta en días, no al llegar la factura. Puedes moderar el uso de funciones automáticas o pausar la IA en proyectos que no la necesitan. Para presupuestos cerrados, el plan Enterprise de Doku usa una bóveda prepagada de tokens: cargas un monto fijo y la IA consume de ahí, sin sorpresas posibles.
¿Por qué la mayoría de las herramientas cobran por asiento?
Porque es el modelo heredado del software por suscripción: fácil de proyectar para el proveedor y cómodo de facturar, ya que ingresa lo mismo aunque el uso baje. Antes de la IA tenía cierta lógica — el costo del proveedor apenas variaba con el uso. Con IA el costo real sí depende del uso, y cobrar asiento más créditos aparte traslada esa diferencia al cliente dos veces.
¿El pago por uso es siempre más barato que por asiento?
No siempre, y desconfía de quien te diga lo contrario. Si todo tu equipo usa la herramienta con intensidad todos los días, una tarifa plana por persona puede resultar competitiva. El pago por uso gana cuando el uso es desigual — pocos usuarios intensivos y varios ocasionales — que es el caso de la gran mayoría de los equipos de proyectos.